智慧校園案例分享 - 華南理工大學“一張表”工程
來源:華南理工大學官網(wǎng)
在高校信息化建設(shè)的起步階段,高校各業(yè)務(wù)部門多數(shù)是以自行建設(shè)本部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)或服務(wù)平臺為主,如人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、
一卡通系統(tǒng)等。在隨后發(fā)展的過程中,逐漸暴露出很多問題:
每個系統(tǒng)或平臺的登錄入口分布在各個業(yè)務(wù)部門,且不同的登錄用戶名和密碼對記憶力發(fā)起一次次挑戰(zhàn);
最大的問題還是各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享程度低,導致相似的數(shù)據(jù)需要在多個系統(tǒng)中重復填報,例如績效考核、職稱評審、導師資格審查等都需要填報教學科研成果,以至于教師需要在每個系統(tǒng)中重復填報。
另外,還存在通過線下方式填報數(shù)據(jù)的情況。線下填報方式在數(shù)據(jù)準確性、完整性、權(quán)威性等方面得不到保證,采集數(shù)據(jù)花費時間長、精力大、統(tǒng)計困難。
“填表難”逐漸成為教師吐槽的突出問題。2018年底,華南理工大學提出建設(shè)“五個一”工程,即一套數(shù)據(jù)、一個入口、一個賬號、一張報表、一站式服務(wù)。學校開始開展“一張表”工程建設(shè)工作。
“一張表”工程建設(shè)方案
“一張表”工程的建設(shè),通過數(shù)據(jù)共享、統(tǒng)一展現(xiàn)、統(tǒng)一采集、歸口管理、自動填報的方式,實現(xiàn)“只填一次,全面共享”,解決教師“填表難”問題,并定位為教師整個教研周期和學校學科發(fā)展服務(wù)。
校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)權(quán)威數(shù)據(jù)源和社會權(quán)威數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)接口和數(shù)據(jù)共享機制,同步到“一張表”平臺;業(yè)務(wù)部門線下管理的權(quán)威數(shù)據(jù)導入“一張表”平臺。以上權(quán)威數(shù)據(jù)在“一張表”平臺統(tǒng)一向教師展現(xiàn)。無權(quán)威數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)在“一張表”平臺統(tǒng)一采集,由教師個人錄入。
“一張表”工程建設(shè)方案
來源于權(quán)威數(shù)據(jù)源且未被修改的數(shù)據(jù),以及教師個人錄入或修改并審核通過的數(shù)據(jù),均視為有效數(shù)據(jù),可同步到其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行各項業(yè)務(wù)應(yīng)用,如人事考核、職稱評審、導師資格評定、教師畫像、統(tǒng)計分析等。同時,教師個人也可在“一張表”導出EXCEL數(shù)據(jù)用于科研項目、人才項目申報等。
建立數(shù)據(jù)共享機制
“一張表”平臺依托數(shù)據(jù)共享機制,通過學校數(shù)據(jù)共享中心實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互,是建設(shè)在數(shù)據(jù)共享中心之上的應(yīng)用平臺。因此,要建設(shè)好“一張表”平臺,首先需要確立數(shù)據(jù)共享基本原則:
1.由數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門負責本部門提供的數(shù)據(jù)(稱為權(quán)威數(shù)據(jù)源)的完整性、準確性;
2.對權(quán)威數(shù)據(jù)源所提供數(shù)據(jù)的修改,必須在維護相應(yīng)權(quán)威數(shù)據(jù)源的應(yīng)用系統(tǒng)中修改并審核;
3.數(shù)據(jù)使用部門不允許新增或刪除數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門提供的數(shù)據(jù);
4.數(shù)據(jù)使用部門如需對數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門提供的數(shù)據(jù)進行加工,必須在自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進行,且不能直接修改數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門提供的數(shù)據(jù);
5.權(quán)威數(shù)據(jù)提供部門不負責提供維護、但數(shù)據(jù)使用部門需要用到的數(shù)據(jù),由數(shù)據(jù)使用部門提出,經(jīng)數(shù)據(jù)權(quán)威部門同意后,由學校數(shù)據(jù)中心提供維護和審核界面。
以此數(shù)據(jù)共享基本原則為基礎(chǔ)建立的數(shù)據(jù)共享機制,將為“一張表”平臺的業(yè)務(wù)邏輯及數(shù)據(jù)基礎(chǔ)提供必要的保障。
確定權(quán)威數(shù)據(jù)源
根據(jù)業(yè)務(wù)情況,可將權(quán)威數(shù)據(jù)源分為以下幾類:
1.有業(yè)務(wù)部門及業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù):主要包括學校的教學、科研、人事、財務(wù)、資產(chǎn)核心數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)的權(quán)威數(shù)據(jù)源為主管業(yè)務(wù)部門,例如教務(wù)處、研究生院、科技處、人事處、財務(wù)處、資產(chǎn)處等。數(shù)據(jù)源系統(tǒng)則為相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),例如本科教務(wù)系統(tǒng)、研究生教務(wù)系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、國資管理系統(tǒng)等。這些數(shù)據(jù)源系統(tǒng)定時向?qū)W校數(shù)據(jù)中心同步業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
2.有業(yè)務(wù)部門管理而無業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù):例如各項教學獲獎數(shù)據(jù)由教務(wù)處和研究生院負責管理,但是數(shù)據(jù)未進入教務(wù)系統(tǒng);部分創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目、教研教改項目及學校高等教育研究基金立項項目、中國博士后科學基金項目等分別由教務(wù)處、研究生院、高等教育研究所和人事處線下管理。這類數(shù)據(jù)可由主管業(yè)務(wù)部門定期提供EXCEL后臺導入學校數(shù)據(jù)中心,或直接在“一張表”平臺的數(shù)據(jù)維護頁面上進行數(shù)據(jù)維護管理。
3.業(yè)務(wù)部門難以全面掌握且有網(wǎng)上數(shù)據(jù)來源的公開數(shù)據(jù):主要指論文、專利等公開數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)可聯(lián)合第三方的專業(yè)機構(gòu)或企業(yè),通過技術(shù)手段從公開平臺獲取數(shù)據(jù),經(jīng)復雜算法與校內(nèi)教師信息進行匹配后,在“一張表”平臺推送給教師認領(lǐng)。
4.無業(yè)務(wù)部門管理無權(quán)威數(shù)據(jù)來源的數(shù)據(jù):對于無法通過以上三種手段獲取到的數(shù)據(jù),由教師在“一張表”平臺錄入,并由學院審核。
數(shù)據(jù)補充及報錯流程
教師本人對數(shù)據(jù)進行報錯及補充,是數(shù)據(jù)治理的一項重要手段。圖2為數(shù)據(jù)補充及報錯流程。
數(shù)據(jù)補充及報錯流程
數(shù)據(jù)報錯流程的原則是數(shù)據(jù)問題歸口管理。對于教師反饋的數(shù)據(jù)問題,均由數(shù)據(jù)源頭核查及修改:
對于有權(quán)威源系統(tǒng)的必須在權(quán)威源系統(tǒng)修改后再同步到“一張表”。無論數(shù)據(jù)源是校內(nèi)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),還是第三方的網(wǎng)推數(shù)據(jù)系統(tǒng),都必須由數(shù)據(jù)源修改后再同步到“一張表”,不允許在“一張表”直接修改數(shù)據(jù)。
對于業(yè)務(wù)部門線下維護導入“一張表”的數(shù)據(jù),以及業(yè)務(wù)部門在“一張表”界面上維護的數(shù)據(jù),必須由該業(yè)務(wù)部門在“一張表”上修改數(shù)據(jù)。
對于教師個人在“一張表”錄入或補充的數(shù)據(jù),若需修改,應(yīng)由數(shù)據(jù)審核人員退回給教師本人進行修改后重新提交,審核人員再次審核。
數(shù)據(jù)填報
在“一張表”平臺上,凡是來源于權(quán)威數(shù)據(jù)源且未經(jīng)修改的數(shù)據(jù),以及教師個人補充錄入且審核通過的數(shù)據(jù),均認為是有效數(shù)據(jù)。有效數(shù)據(jù)可進行數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)應(yīng)用。
高校最常用的“一張表”數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)應(yīng)用,主要包括績效考核、職稱評審、導師遴選、導師資格審查等,還可以應(yīng)用于“雙一流”數(shù)據(jù)填報、高基報表填報、各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計等。
對于廣大教師來說,借助“一張表”平臺最大的意義在于,可大大減輕各項填表工作。
在此之前,績效考核、職稱評審、導師遴選、導師資格審查都需要重復填寫大量的相似數(shù)據(jù),包括個人基本信息、近五年的教學科研業(yè)績等。對于業(yè)績突出的教師,僅教學工作量、論文、專利等幾大項數(shù)據(jù)就可以達到上百條數(shù)據(jù),每填寫一次都是巨大的工作量,且每條數(shù)據(jù)的具體信息,例如課程課時、學生人數(shù)、論文期刊期號、出版時間、影響因子等,需要查閱各個系統(tǒng)及各種資料才能填寫完整。
有了“一張表”平臺之后,可根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則,為教師自動提取相應(yīng)時間段內(nèi)符合要求的數(shù)據(jù)條目,并自動提供幾乎全部的具體信息。這樣,課程課時、授課學生人數(shù)、論文期刊期號、出版時間、影響因子都已自動填充,教師只要核對無誤即可直接提交,極大地減輕了教師的填報壓力,使教師能更專注地將精力投入到教學科研工作中。
建設(shè)成效
消除信息孤島,數(shù)據(jù)高度共享。華南理工大學“一張表”工程自2018年底啟動以來,已集成了五大類共44小類的數(shù)據(jù)項,其中使用率最高的數(shù)據(jù)項有“本科教學”“研究生教學”“指導研究生”“科研項目”“論文”“專利”等。當前本科教學數(shù)據(jù)量達26671條,研究生教學數(shù)據(jù)99891條,科研項目數(shù)據(jù)61971條,論文數(shù)據(jù)631553條,專利數(shù)據(jù)41698條。
目前,“一張表”平臺支撐的主要業(yè)務(wù)應(yīng)用包括:職稱評審、教職工績效考核、研究生導師招生資格審核等。2019~2021年已連續(xù)三年為人事處績效考核、崗聘業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支撐,2020~2022年連續(xù)三年為研究生院導師招生資格審查工作提供數(shù)據(jù)支撐和填報功能。
教師在一個平臺上能夠輕松獲取個人相關(guān)的各類數(shù)據(jù),能夠通過簡單操作完成大量業(yè)績數(shù)據(jù)的填報,而數(shù)據(jù)來源的權(quán)威性也為學院、學校的數(shù)據(jù)審核提供了保證,使原本填報復雜、審核困難的工作變得輕松高效。
另外,“一張表”平臺還為各學院各業(yè)務(wù)管理部門提供統(tǒng)計分析和數(shù)據(jù)上報的權(quán)威數(shù)據(jù)源,各學院各部門無需再向教師征集各種數(shù)據(jù),只需在“一張表”平臺中,通過各種維度條件查詢出所需數(shù)據(jù),即可輕松導出。
作者:梁倩、趙春巖、鄒杜(華南理工大學)
聲明:轉(zhuǎn)載此文是出于傳遞更多信息之目的。若有來源標注錯誤或侵犯了您的合法權(quán)益,請作者持權(quán)屬證明與本網(wǎng)聯(lián)系,我們將及時更正、刪除,謝謝。 郵箱地址:1694705058@qq.com